学校法人 京都外国语大学

无需编程便可实现云与内部系统的连接能够加速战略信息的运用 

为了在进行了部分优化的各系统之间实现顺畅连接，学校法人京都外国语大学着手于基础设施的构建。在构筑开放式财务系统的同时，还部署了新的业务流程系统，并建立了抽取数据所必需的架构，能够在IR（Institutional Research）的过程中，通过收集、积累和分析大学各项活动的相关数据做出决策。京都外国语大学选择了无需编程的数据联动平台《数据蜘蛛》（在中国产品名为“HaiDu Data Spider”）作为实现上述各系统灵活连接的系统联动架构。

USER PROFILE

名称：学校法人 京都外国语大学
概述：京都外国语大学的前身是由森田一郎和森田倭文子夫妇创立的京都外国语学校，2017年迎来了建校70周年。该校秉承“PAX MUNDI PER LINGUAS”（用语言传递世界和平）的建校精神，以实践教学为基本理念，培养学生国际沟通能力。在2018年还新设立了国际贡献学部，积极投入教育基础设施的筹备，着力培养能够活跃于全球社会的人才。

京都外国语大学 法人部设施管财课主事 中原学先生

京都外国语大学 综合企划室IR推进组讲师 西出崇先生

京都外国语大学 法人部设施管财课 北山贤一郎先生

部署效果

背景

需要对孤立的系统进行优化并实现高效的信息收集

2015年，京都外国语大学信息化推进本部新制定了《学校IT化总体规划》，其内容涵盖了校内系统的更新、云系统的推行、业务流程系统的部署等各方面的诸多措施，信息系统的优化便是其中一项。
关于完成了部分优化的系统所面对的课题，该大学法人部设施管财课的主事中原学先生回忆说：“过去都是以部门为单位单独执行系统构建，结果学校的系统各自独立，形成信息孤岛”。为了实现全面优化，校方决定建立一个能够横向管理全校系统的机制。
该校的数据科学家、综合企划室IR推进组的讲师西出崇先生，从进行信息分析和IR的角度出发，对当时的问题做了如下诉说：
“以前每次都要请各部门抽取分析所需的数据。这样，在着手分析之前就已经耗费很多时间，完成数据加工又需要一定时间，因此我们需要一个能够高效完成这些步骤的信息收集平台。”
根据《学校IT化总体规划》，随着财务系统的开放和业务流程系统的部署，该校构建了EAI作为数据联动平台，建立了能够与校内系统实现便捷连接的基础架构。“我们设施管财课是一个仅有数名IT成员的小部门，却管理着数千人规模的系统。在这个项目中，有的系统需要从零开始，这就必须在短时期内迅速完成系统的构筑，所以我们想到了EAI能够满足我们的需求。

部署

利用《数据蜘蛛》（在中国产品名为“HaiDu Data Spider”）实现系统间的灵活联动

新建的机制能够不受数据库种类的限制而实现灵活的数据联动，并且备有触发器功能，能够在数据更新时将数据反映到系统。
“为了对繁琐的账户管理进行简化，我们需要的产品必须能够在必要时添加适配器，比如配备与Active Directory联动的适配器。”（中原先生）
为此，世尊科技提供的《数据蜘蛛》（在中国产品名为“HaiDu Data Spider”）引起了校方的关注。该部门设施管财课的北山贤一郎先生参加了产品讲习会，对《数据蜘蛛》的便利性有切身的体会。
“GUI操作简便，系统联动概念对我们的决策产生了很大影响。虽然我们也仔细研究了其他公司的产品，但是从部署时的支持到到后续服务，《数据蜘蛛》都非常周到，这可以说起到了很大的推动作用。（北山先生）
就这样，该校决定将《数据蜘蛛》作为校内数据联动平台的核心系统。

系统联动概要图

效果

没有《数据蜘蛛》就根本无法实现联动

现在，云系统上的财务系统和业务流程系统通过内部系统上的《数据蜘蛛》实现联动。此外，还与学籍管理和成绩管理等超过15个系统联动，能够收集IR所必需的信息。
数据被保存到PostgreSQL上后，利用开源BI“Pentaho”进行分析，便能根据不同的需求生成报告，例如按入学年份显示退学的推移状况或TOEIC的成绩分布状况，以及提供各高中的升学和就业信息。这样，学校在对高中或企业进行业务拜访时，能够利用过去的各种信息进行商讨。
不仅如此，仅在1个月之内便成功地实现了财务系统和业务流程系统的联动。
“数据库的数据抽取、映射和生成全都可以利用菜单完成，只要把这些接合在一起，无需写SQL指令，不必编程便完成了构筑。如果没有《数据蜘蛛》，我们根本不可能构建现在的平台。”中原先生在述说时无法掩饰内心的喜悦。
用户可以采用不同的方式，获取在IR中使用的数据。例如，既可以从Oralce、PostgreSQL、DB2、SQL Server等不同系统的数据库直接获取，也可以定期抽取到CSV文件，然后从文件服务器获取。由于是在《数据蜘蛛》一侧进行数据加工，操作步骤明确，因此能够实现高效率的数据收集。
现在，该校利用《数据蜘蛛》实现了财务系统和业务流程系统的联动，作业时间缩短了约70％。除了《学校IT化总体规划》，该校今后还计划部署其他多个系统。如果加入新的系统，《数据蜘蛛》将成为系统联动的核心。今后通过系统联动，有望大幅度削减作业时间和开发工时。
“以往未能在IR中充分利用的信息，如今实现了可视化，我们对信息的意识也在不断改变，这一点也不容忽视。各教研前沿对数据利用的需求增加了，而会议资料制作的负担却减少了，这次的系统部署对提高整体效率做出了贡献。”（西出先生）
今后京都外国语大学预计整备教员数据库以及更换人事系统等业务系统。学校将利用《数据蜘蛛》，部署与AD联动的适配器，与当前使用的“G Suite”联动，从而简化账户管理。
对于今后的展望，中原先生说道：“账户的发行，也将经由业务流程系统办理申请等手续，我们希望通过系统联动，提高工作效率。此外，我们还设想为同一法人下设的高中和专科学校提供支持，使战略性信息充分发挥作用。”